Toma de Decisión

Todos y cada uno de nosotros pasamos los días y las horas de nuestra vida teniendo que tomar decisiones. Algunas decisiones tienen una importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras otras son cotidianas en ella. Mientras que para los administradores, el proceso de toma de decisión es sin duda una de las mayores competencias que debe tener, ya que constantemente tienen que decidir lo que debe hacerse, quién ha de hacerlo, cuándo y dónde, y en ocasiones hasta cómo se hará. Sin embargo, la toma de decisiones sólo es un paso de la planeación, incluso cuando se hace con rapidez y dedicándole poca atención o cuando influye sobre la acción sólo durante unos minutos.

La toma de decisiones en una organización se circunscribe a una serie de personas que están apoyando el mismo proyecto. Debemos empezar por hacer una selección de decisiones, y esta selección es una de las tareas de gran importancia.

Las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización.

El tomador de decisiones debe poseer ciertas cualidades que debe aplicar correctamente para que la decisión sea la más adecuada. Es importante poner en práctica la experiencia, la creatividad, buen juicio y sobre mantener equidad al momento de tomar decisiones; ya que de esta forma contará con un equipo de trabajo altamente motivado para la ejecución y cumplimiento de objetivos y metas tanto personalmente como profesionalmente.

La Toma de Decision: Es el proceso durante el cual la persona debe escoger entre dos más alternativas, en una organización este proceso se circunscribe a una serie de personas que están apoyando el mismo proyecto. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo así como el motor de los negocios y en efecto, de la adecuada selección de alternativas depende en gran parte el éxito de cualquier organización.

Un supervisor considera a veces la toma de decisiones como su trabajo principal, porque constantemente tienen que decidir lo que debe hacerse, cuándo y dónde, y en ocasiones hasta cómo se hará.

Características de la Toma de Decisiones

1. Efectos futuros: tiene que ver con la medida en que los compromisos relacionados con la decisión afectara el futuro. Una decisión que tiene una influencia a largo plazo puede ser considerada una decisión de alto nivel, mientras que una decisión con efectos a corto plazo puede ser tomada a un nivel muy inferior. Ejemplo: competencias

.- La adquisición de equipos tecnológicos, debe ser una decisión de alto nivel ya que continuamente este renglón presenta avances significativos, lo que podría afectar la inversión realizada.

.- Gastos operativos (Caja chica), debe ser una decisión de nivel inferior puesto que los gastos varían de acuerdo con el pasar del tiempo, lo que implicaría modificaciones a futuro al momento de la reposición.

2. Reversibilidad: se refiere a la velocidad con que una decisión puede revertirse, y la dificultad que implica hacer este cambio. Si revertir es difícil, se recomienda tomar la decisión a un nivel alto, pero si revertir el fácil, se requiere tomar la decisión a un nivel bajo. Ejemplo:

.- Desincorporación de personal altamente competitivo, debe ser una decisión de alto nivel ya que implica reintegrar bajo las condiciones que exponga el personal, dado que para la organización es necesario su desempeño laboral.

.- Rotación de puestos de trabajo, debe ser decisión de nivel inferior ya que conjuntamente con el apoyo de los trabajadores se puede cambiar de opinión sin afectar el desempeño laboral.

3. Impacto: se refiere a la medida en que otras áreas o actividades se ven afectadas. Si el impacto es extensivo, es indicado tomar la decisión a un nivel alto, un impacto único se asocia con una decisión tomada a un nivel bajo. Ejemplo:

.- Cambios de Jefes y/o Supervisores Inmediatos, debe ser una decisión de alto nivel ya que se realiza de acuerdo a los criterios que se concluyan del desempeño del mismo sin tomar en cuenta en muchos casos con la opinión de los subordinados o los equipos de trabajo.

.- Cambio de funciones o actividades, debe ser una decisión de nivel inferior ya que puede darse cuando se ve perjudicada la salud del trabajador o por necesidad de personal.

4. Calidad: se refiere a las relaciones laborales, valores éticos, consideraciones legales, principios básicos de conducta, imagen de la compañía, etc. Si muchos de estos factores están involucrados se requiere tomar la decisión a un nivel alto, si algunos factores son relevantes, se recomienda tomar la decisión a un nivel bajo. Ejemplo:

.- Cambio estructural de la organización, debe ser una decisión de alto nivel a los efectos de garantizar una eficiente distribución de funciones que permitan el logro de los objetivos planteados.

.- Organización de equipos eficientes de trabajo, debe ser una decisión de nivel inferior ya que dado los resultados de evaluación del desempeño se pueden detectar los conocimientos, habilidades y destrezas que puedan ser utilizados en común por un buen equipo de trabajo.

5. Periodicidad: este elemento responde a la pregunta de si una decisión se toma frecuente o excepcionalmente. Una decisión excepcional es una decisión de alto nivel, mientras que una decisión que se toma frecuentemente es una decisión de nivel bajo. Ejemplo

.- Estrategias de mercado, debe ser una decisión de alto nivel dado que de acuerdo a los análisis de ventas de un producto o de la prestación de un servicio se detectan fallas o amenazas que implica el cambio de imagen, publicidad lo cual genera costos que deben ser cuidadosamente evaluados.

.- Requerimientos de beneficios laborales, debe ser una decisión de nivel inferior dado que continuamente se generan requerimientos e inquietudes propias del personal las cuales deben ser analizadas antes de presentarlas al nivel de mando.

Pasos del proceso de Toma de Decisiones

1. Determinar la necesidad de una decisión: se reconoce la necesidad de tomar una decisión, la cual se le genera un problema o una disparidad entre cierto estado deseado y la condición real del momento. Ejemplo: Una persona piensa adquirir un automóvil para llegar más temprano al trabajo.

2. Identificar los criterios de decisión: una vez determinada la necesidad de tomar una decisión, se deben identificar los criterios que sean importantes para la misma. Ejemplo: los criterios de decisión de una persona de adquirir un automóvil, serán, precio, modelo, dos o mas puertas, tamaño, nacional o importado, color etc. Estos criterios reflejan lo que el comprador piensa que es relevante, existen personas para quienes es irrelevante que sea nuevo o usado; lo importante es que cumpla sus expectativas de marca, tamaño, imagen etc. y se encuentre dentro del presupuesto del que se dispone. Para otro comprador lo realmente importante es que sea nuevo, despreciando el tamaño, marca prestigio etc.

3. Asignar peso a los criterios: los criterios deben ser ponderados y priorizar su importancia a la hora de tomar la decisión. Ejemplo: cuando el comprador del automóvil se pone a ponderar los criterios, da prioridad a lo que por su importancia condiciona completamente la decisión: precio y tamaño. Si el vehiculo elegido tiene los demás criterios (color, puerta, equipo opcional), pero rebasa el importe de lo que dispone para su adquisición o es de menor tamaño al que se precisa por el uso que se le va a dar entonces nos encontramos con que los demás criterios son relevantes en base a otros de importancia trascendental.

4. Desarrollar todas las alternativas: es la base de la toma de decisiones y no es más que desplegar las alternativas. El tomador de la decisión tiene que confeccionar una lista de todas las alternativas posibles y que podrían utilizarse resolver el problema. Ejemplo: El comprador del automóvil despliega las alternativas referidas al precio, color, marca, entre otras para tomar la decisión adecuada.

5. Evaluar las alternativas: una vez identificadas las alternativas el tomador de las decisiones tiene que evaluar de manera crítica cada una de ellas. Las ventajas y desventajas de cada alternativa, resultan evidentes cuando son comparadas. La evaluación de cada alternativa se efectúa analizándola con respecto al criterio ponderado. Ejemplo: El comprador de un automóvil evalúa los criterios que a su juicio son de importancia considerable para tomar de manera definitiva la decisión.

6. Seleccionar la mejor alternativa: una vez seleccionada la mejor alternativa, se llega al final del proceso de la toma de decisiones, en el proceso racional. Esta selección es bastante simple, el tomador de decisiones sólo tiene que escoger la alternativa que tuvo la calificación más alta en la evaluación de alternativas. Ejemplo: El comprador del automóvil decidió adquirir un Mercedes, con mínimas diferencias con otras marcas.

Cualidades que debe tener el tomador de decisiones

Sin lugar a dudas existen ciertas cualidades que hacen que los supervisores sean buenos o malos a la hora de tomar decisiones, entre las que se pueden destacar tenemos:

1. Experiencia: es lógico suponer que la habilidad de un supervisor crece con la experiencia, el concepto veterania en una organización con aquellos individuos que tienen el mayor tiempo de servicio, se funda en el valor de la experiencia, los éxitos o errores pasados conforman la base para la acción futura. La experiencia de un supervisor es importante a la hora que éste se enfrente a un problema, pues recurre a su experiencia para poder resolverlo de una forma que sabe, lo soluciono con anterioridad. Para situaciones mal estructuradas o nuevas la experiencia puede acarrear ventajas y desventajas, la principal desventaja es que las lecciones de experiencia puedan ser inadecuadas por completo para el nuevo problema, resultando una decisión errónea. Pero también puede ser una gran ventaja, pues da elementos para diferenciar entre situaciones bien o mal estructuradas.

2. Buen juicio: se utiliza el término juicio para referirnos a la habilidad de evaluar información de forma inteligente. Esta constituido por el sentido común, la madurez, la habilidad de razonamiento y la experiencia del supervisor al tomar decisiones. Un buen juicio se desarrolla de la siguiente manera; basado en la información disponible y en su propia experiencia anterior, el tomador de decisiones establece parámetros conformados por: los hechos, las opiniones y el conocimiento en general.

3. Creatividad: la creatividad designa la habilidad del supervisor de tomar decisiones para combinar o asociar ideas de manera única, para lograr un resultado nuevo y útil. Un supervisor creativo es capaz de entender y captar el problema de manera más amplia, aun de ver las consecuencias que otros pasan por alto. Sin embargo el mayor valor de la creatividad esta en el desarrollo de alternativas, el ser creativo puede generar suficientes ideas para encontrar el camino más corto y efectivo al problema.

La Racionalidad y el Proceso Creativo en la Toma de Decisiones

La Toma de Decisiones debe ir de la mano con la racionalidad que no es otra cosa, que el análisis que requiere una meta y una comprensión clara de las alternativas mediante las que se puede alcanzar dicha meta, un análisis y evaluación de las alternativas en término de la meta deseada, la información necesaria y el deseo de optimizar.

Cuando un administrador se enfrenta a una toma de decisión, además de comprender la situación que se presenta, debe tener la capacidad de analizar, evaluar, reunir alternativas, y considerar las variables, es decir, aplicar estas técnicas para encontrar soluciones razonables, que en algunos casos puede verse limitada debido a la falta de información, de tiempo o de la capacidad para analizar alternativas a la luz de las metas buscadas; metas confusas; la tendencia humana a no correr riesgos al tomar una decisión importante. Sin embargo, es valido destacar que si bien es cierto que la toma de decisiones debe estar acompañada de ideas racionales y ayuden a la solución de una interrogante o inquietud, también es cierto que debe estar implícito el proceso creativo, el cual no suele ser simple ni lineal, pero con la práctica puede convertirse en una habilidad adquirida.

Técnicas para favorecer la creatividad:

Es frecuente que las ideas creativas sean fruto de grandes esfuerzos, motivo por el cual existen varias técnicas para cultivarlas, especialmente en el proceso de toma de decisiones. Algunas de ellas se centran en las interacciones grupales, mientras que otras atañen a acciones individuales. En representación de las técnicas existentes nos referiremos a dos de las más comunes; tales como:

a.- Lluvia de ideas: una de las técnicas más conocidas para facilitar la creatividad fue elaborada por Alex F. Osborn, a quien se ha llamado “padre de la lluvia de ideas”, el propósito de este método es favorecer la resolución de problemas mediante el hallazgo de nuevas e insólitas soluciones. Lo que se busca en una sesión de lluvia de ideas es justamente una multiplicación de ideas, a través de las siguientes reglas de juego:

v No criticar ninguna idea

v Mientras más extremosas sean las ideas, mejor

v Alentar la cantidad de ideas producidas

v Estimular el progresivo mejoramiento de las ideas

La lluvia de ideas, la cual pone el acento en el pensamiento grupal, mereció amplia aceptación tras su aparición, sin embargo, el entusiasmo inicial disminuyó cuando ciertas investigaciones demostraron que los individuos pueden desarrollar mejores ideas trabajando solos que en grupo. No obstante, nuevas investigaciones demostraron por su parte que el método grupal es eficaz en ciertas situaciones. Este puede ser el caso cuando la información debe distribuirse entre varias personas o cuando, aun siendo deficiente, es preferible una decisión grupal a una excelente decisión personal, a la que, por ejemplo, podrían oponerse los individuos encargados de instrumentarla. Asimismo, la aceptación de nuevas ideas suele ser mayor cuando una decisión es tomada por el grupo a cargo de su instrumentación.

b.- La Sinéctica: originalmente conocido como “técnica de Gordón” (dado que su creador fue William Gordón), de acuerdo con él, se seleccionan cuidadosamente los miembros del equipo sinéctico según su aptitud para la resolución de un problema, el cual puede involucrar a toda la organización. El líder del grupo desempeña un importante papel en la aplicación de este método, de hecho, sólo él conoce la naturaleza específica del problema, su función consiste en estrechar y dirigir cuidadosamente la discusión sin revelar el problema que es tratado, esto impide que el grupo llegue a una solución prematura. Este sistema supone una compleja serie de interacciones para el surgimiento de una solución, frecuentemente es utilizado en la invención de un nuevo producto, acompañado de dinámicas grupales donde se abordan diversos casos que sin duda refleja por si sola la decisión que se debe tomar.

Prejuicios Psicológicos al tomar decisiones

Es muy común que los encargados de tomar decisiones están muy lejos de ser objetivos en la forma que recopilan, evalúan y aplican la información para elegir ya que tienen prejuicios que interfieren con una racionalidad objetiva, siendo estos los mas comunes:

Ilusión de control: es creer que uno puede influir en las situaciones aunque no se tenga control sobre lo que va a ocurrir. Muchas personas apuestan, pues consideran que tienen la habilidad para vencer las dificultades aún cuando la mayoría no pueda hacerlo. Cuando se habla de negocios, confiar de manera excesiva puede resultar en un fracaso para la organización, ya que quienes toman las decisiones ignoran los riesgos y por lo tanto fracasan en la evaluación objetiva de las probabilidades de éxito.

Los efectos de perspectiva: se refieren a la manera en que se formulan o perciben los problemas o las alternativas de decisión y a la manera en que estas influencias subjetivas pueden imponerse sobre hechos objetivos, en la toma de decisión no se debe desestimar el futuro. Cuando por ejemplo se habla sobre una decisión relacionada a los costos de una organización, al evaluar las alternativas, no se debe dar más importancia a los costos y beneficios a corto plazo que a los de largo plazo, puesto que el considerar únicamente los de corto plazo podría influir para dejar de lado aquellas variables de largo plazo, lo que también podría resultar en situaciones negativas para la organización. Precisamente la desestimación del futuro es, en parte, la explicación del déficit presupuestario gubernamental, la destrucción ambiental y la infraestructura urbana decadente.

Presiones de tiempo: en el cambiante ambiente de negocios de la actualidad, el premio es para la acción rápida y el mantenimiento del paso. Las decisiones de negocios que se toman con mayor conciencia pueden volverse irrelevantes e incluso desastrosas si los gerentes se toman demasiado tiempo en hacerlo. Por ello es aconsejable involucrar a las personas más eficaces y eficientes para la toma de decisión, dentro de la organización. Aquellas que sean expertas en la materia y de mucha confianza, lo que les permite actuar con seguridad y rapidez, sobre todo cuando se cuenta con la presión del factor tiempo.

Si bien es cierto que el supervisor casi siempre toma las decisiones solo, hay ocasiones en las organizaciones modernas vigentes en la actualidad, que deben aprovechar la ventaja de contar con un grupo de subordinados para tomar ciertas decisiones, organizando para ello grupos o comités de trabajo.

La importancia de Tomar Decisiones en grupo trae consigo ventajas y desventajas, que influyen de manera determinante en el rol del supervisor en las organizaciones.

Selección de alternativas y el tomador de decisiones

La toma de decisiones dentro de una organización invade cuatro funciones administrativas que son: planeación, organización, dirección y control. Las cuales deben estar de la siguiente manera:

1. La Toma de Decisiones y la Planeaciòn: se refiere a la selección de misiones y objetivos así como las acciones para cumplirlas. Esto implica Tomar Decisiones referidas a.

• ¿Cuáles son los objetivos de la organización, a largo plazo?

• ¿Qué estrategias son mejores para lograr este objetivo?

• ¿Cuáles deben ser los objetivos a corto plazo?

• ¿Cuán altas deben ser las metas individuales?

2. La Toma de Decisiones y la Organización: se refiere al establecimiento de la estructura que desempeñan los individuos dentro de la organización, hay que tomar decisiones en torno a lo siguiente:

• ¿Cuánta centralización debe existir en la organización?

• ¿Cómo deben diseñarse los puestos?

• ¿Quién esta mejor calificado para ocupar un cargo vacante?

• ¿Cuándo debe una organización instrumentar una estructura diferente?

3. La Toma de Decisiones y la Dirección: requiere que los supervisores influyan en los individuos para el cumplimiento de las metas organizacionales y grupales, para lo cual toman decisiones referidas a:

• ¿Cómo manejo un grupo de trabajadores que parecen tener una motivación baja?

• ¿Cuál es el estilo de liderazgo más eficaz para una situación dada?

• ¿Cómo afectara un cambio especifico a la productividad del trabajador?

4. La Toma de Decisiones y el Control: se refiere a la medición y corrección del desempeño individual y organizacional de manera tal que se puedan lograr las metas. La Toma de Decisiones se ven justificadas en las siguientes interrogantes:

• ¿Qué actividades en la organización necesitan ser controladas?

• ¿Cómo deben controlarse las actividades?

• ¿Cuándo es significativa una desviación en el desempeño, es decir, cambio de actividades y funciones?

• ¿Cuándo la organización esta desempeñándose de manera efectiva?

Ventajas de la Toma de Decisiones en Grupo

1. Información y completos conocimientos: un grupo logra recopilar más información, teniendo acceso a más fuentes informativas que un solo individuo, independiente de la educación y de la experiencia de este. Por ello los grupos pueden ofrecer mayores aportes, tanto en la cantidad, como en la diversidad de alternativas o posibles soluciones que ayuden a tomar decisiones.

2. Incrementar la aceptación de una solución o bien la variedad de puntos de vista: muchas decisiones fracasan después de elegida una opinión, debido a que un sector de gente no la acepta, como solución posible, cada uno de sus integrantes tiene un punto de vista propio que difiere en cierta medida de los demás, como resultado, la cantidad y tipos de opiniones son mayores que los individuos que trabajan solo. La participación en grupo facilita una amplia discusión y una aceptación más participativa, es posible que haya divergencias en los acuerdos, pero se plantea y permite su discusión para cuando ya sea aceptada, sea un compromiso de todo conjunto.

3. Incrementan la legitimidad: los métodos democráticos son aceptados por todos los componentes de la sociedad. Cuando el proceso de tomar la decisión es grupal, intervienen todos los aditamentos de los ideales democráticos. Las decisiones grupales no tienen la varita mágica de la perfección, pero sin lugar a dudas son las menos peligrosas y por lo tanto las que tiene un menor nivel de error.

4. Reducción de los problemas de comunicación: dado que el grupo participa en la toma de decisión, todos sus integrantes están conscientes de la situación, por lo general la puesta en marcha de la solución se realiza sin tropiezos. Las preguntas, las objeciones y los obstáculos a los que normalmente se enfrenta la implantación de una decisión, con frecuencia desaparecen, cuando esta última es resultado de la participación en grupo.

Desventajas de la Toma de Decisiones en Grupo

1. Requieren mucho tiempo: el reunir al grupo toma su tiempo, pero con una buena organización las reuniones estarán programadas de antemano en un espacio de tiempo oportuno, (varia de acuerdo a la organización y no debe se menor de dos semanas). El resultado es que los grupos consumen más tiempo en alcanzar una decisión a diferencia de un solo individuo.

2. Presiones de aceptación: si bien se supone que los miembros del grupo deben sentirse libre para expresar sus opiniones, sugerencias y recomendaciones, no deja de ser cierto que a veces existe cierta presión para que todo el mundo se reúna y acate el consenso general, llamado con frecuencia “ Pensamiento Grupal”. Esta presión puede provocar que el grupo pase por alto un consejo o sugerencia positiva de alguno de los presentes. Se presiona a los inconformes para que se ajusten y adhieran a la opinión de la mayoría.

3. Responsabilidad ambigua: los miembros de un grupo tienen que compartir la responsabilidad, por lo tanto la individualidad se diluye dándole un gran valor a los resultados.

4. El Compromiso: en ciertas ocasiones el grupo se estanca y se muestra incapaz de llegar a un acuerdo sobre qué soluciones recomendar. Obligados a tomar una decisión alienta a los miembros a llegar a un compromiso o a darse por vencidos, aceptando una versión diferente de su solución. Este inconveniente es muy usual cuando el grupo se subdivide en grupos más pequeños, cada uno de los cuales apoya una solución diferente.

Cómo logar que funcione la Toma de Decisiones en Grupo

La Toma de Decisiones en grupo puede utilizarse con mucha eficiencia si el supervisor maneja la situación com debe ser. Uno de los factores más importantes, consiste en ganarse el apoyo de los miembros del grupo; señalándoles el valor de sus aportes en la solución del problema. Un segundo enfoque muy útil consiste en dar a cada integrante del grupo elementos específicos en que pensar y trabajar para que pueda reconocer sus aportes, también crear un entorno para que puedan reconocer sus aportes, también crear un entorno donde las personas puedan expresarse abierta y francamente y que estimule tanto los aportes creativos como las discusiones sobre las fallas o los errores en que podría incurrirse.

El supervisor no puede ignorar la influencia de las relaciones humanas en una decisión, debe arriesgarse para tener el éxito asegurado con el apoyo de sus subordinados, quienes al ser tomados en cuenta para tomar decisiones de importancia para la organización se sentirán motivados y el sentido de pertenencia e identificación con la organización estará presente, así como el apoyo continuo hacia el supervisor.

En Conclusión un Gerente tiene que familiarizarse con el circuito básico de toma de decisiones y sus procesos administrativos. Una vez bien identificados estos procesos básicos de la administración, deben prestarse atención y hacerle seguimiento, tanto individualmente como en grupo. Es importante porque mediante el empleo de un buen juicio, la Toma de Decisiones nos indica que un problema o situación es valorado y considerado profundamente para elegir el mejor camino a seguir según las diferentes alternativas. También es de vital importancia para el supervisor ya que contribuye a mantener la armonía y coherencia del grupo, y por ende su eficiencia. En la Toma de Decisiones, considerar un problema y llegar a una conclusión válida, significa que se han examinado todas las alternativas y que la elección ha sido correcta. Uno de los enfoques más competitivos deinvestigación y análisis para la toma de las decisiones es la investigación de operaciones, puesto que esta es una herramienta importante para la administración de la producción y de las operaciones.

Prácticamente todas las decisiones se toman en un ambiente de cierta incertidumbre, sin embargo, el grado varía de una certeza relativa a una gran incertidumbre, por ello se concluye que en la toma de decisiones, siempre existen ciertos riesgos implícitos, donde se destaca la certeza, la incertidumbre y el riesgo.

Situación de certeza; las personas están razonablemente seguras sobre lo que ocurrirá cuando tomen una decisión, cuentan con información que se considera confiable y se conocen las relaciones de causa y efecto.

Situación de incertidumbre, las personas sólo tienen una base de datos muy deficiente, no saben si estos son o no confiables y tienen mucha inseguridad sobre los posibles cambios que pueda sufrir la situación. Más aún, no pueden evaluar las interacciones de las diferentes variables, por ejemplo una empresa que decide ampliar sus operaciones a otro país quizás sepa poco sobre la cultura, las leyes, el ambiente económico y las políticas de esa nación. La situación política suele ser tan volátil que ni siquiera los expertos pueden predecir un posible cambio en las mismas.

Situación de riesgo, quizás se cuente con información basada en hechos, pero la misma puede resultar incompleta, para mejorar la toma de decisiones se puede estimar las probabilidades objetivas de un resultado, al utilizar, por ejemplo modelos matemáticos. Por otra parte se puede usar la probabilidad subjetiva, basada en el juicio y la experiencia.

Fuentes Consultadas

§ CHIAVENATO IDALBERTO. (1998) Administración de Recursos Humanos.

§ TERRY & FRANKLIN. Principios de Administración Edit Pañazo

§ http://www.google.com

§ http://www.tomadedecisiones.// recursoshumanos